Aus dem Verband
Wichtige Hinweise zur E-Rechnung
Die EU-weite Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für alle Gewerbetreibenden ist beschlossen. Die damit verbundenen Änderungen betreffen den Bereich B2B (Business-to-Business) und damit alle, die ein Gewerbe betreiben, also auch pauschalierende Landwirt*innen, Selbstständige und Kleingewerbetreibende. Die ersten Änderungen greifen bereits zum 01.01.2025.
Wichtig: Bei E-Rechnungen handelt es sich nicht um PDF-Rechnungen, sondern um Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format (Datei) entsprechend des Rechnungsstandards EN16931 erstellt, übermittelt und empfangen werden. Über das System „ZUGFeRD“ (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kann der E-Rechnung ein PDF hinzugefügt werden. Entscheidend ist jedoch die Datei, nicht das PDF.
Was wird sich zum 01.01.2025 ändern?
Unternehmen sind ab dann verpflichtet, die technischen Voraussetzungen zu erfüllen, um E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format zu empfangen (bestenfalls auch zu verarbeiten, abzulegen und zu archivieren). Für das Versenden von E-Rechnungen (Ausgangsrechnungen) gibt es voraussichtlich eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2025.
Was wird sich zum 01.01.2026 ändern?
Ab diesem Zeitpunkt müssen B2B-Rechnungen elektronisch empfangen und versendet werden können. Dafür ist ein spezielles Programm oder Modul erforderlich, das in der Lage ist, Rechnungen digital zu verarbeiten.
Was wird sich zum 01.01.2028 ändern?
Es tritt die sogenannte VIDA-Vorschrift in Kraft, ein EU-weites Gesetz zur Eindämmung von Steuerhinterziehung. Alle B2B-Rechnungen mit einem Wert ab 250 Euro müssen dann zunächst per X-Rechnung (eine reine xml-Datei im speziellen Behördenformat) an das Finanzamt übermittelt werden. Die Rechnung wird dort steuerlich geprüft und kann nach Freigabe des Finanzamtes mit einer Mandanten-Kennnummer abgerufen werden.
Das Finanzamt hat somit Zugriff auf nahezu alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen und sieht alle Stornierungen, Korrekturen und Teilgutschriften.
Erste Schritte zur Umstellung:
- Kontaktierung der eigenen Steuerberatung und der eigenen IT, um zu klären, wie die Umstellung auf E-Rechnung am sinnvollsten umgesetzt werden kann
- Eventuell könnte die Erstellung einer separaten E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang (z.B. rechnung@....de) und Information dazu an Lieferanten und Geschäftspartner sinnvoll sein
Weitere Informationen zu dem Thema gibt es unter anderem bei der IHK (z.B. bei der IHK Darmstadt und beim IHK-Zentrum für Weiterbildung).